Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги  «Оказание методической и практической помощи в работе по организации документов в делопроизводстве и отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации» Публикация: "Кольское слово" от 06.07.2012, № 27 (стр. 4,5) (внесены изменения Постановлениями от 05.02.2013 № 116, от 28.03.2014 № 486, от 28.03.2014 № 486) Утратил силу - Постановление Администрации Кольского района от 30.06.2016 г. N 532

Мурманская область

Администрация Кольского района

П О С Т А Н О В Л Е Н И Е

от 25.05.2012                            г. Кола                                    N 669

       Об утверждении административного регламента предоставления

муниципальной услуги  «Оказание методической и практической помощи в работе по организации документов в делопроизводстве и отбору

документов в состав Архивного фонда Российской Федерации»

В целях повышения доступности и качества предоставления  муниципальным казённым учреждением «Кольский архив» Кольского района муниципальной услуги по оказанию методической и практической помощи в работе по организации документов в делопроизводстве и отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации, в соответствии с постановлением администрации Кольского района от 14.11.2011  № 1223 «О разработке и утверждении администрацией Кольского района административных регламентов исполнения муниципальных функций и административных регламентов предоставления муниципальных услуг»,

п о с т а н о в л я ю :

         1. Утвердить прилагаемый административный регламент предоставления муниципальной услуги « Оказание методической и практической помощи в работе по организации документов в делопроизводстве и отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации».

         2. Муниципальному казённому учреждению «Кольский архив» (Н.В.Алёниной):

2.1. Организовать работу при оказании методической и практической помощи в делопроизводстве и отбору документов в соответствии с административным регламентом .

2.2. Разместить административный регламент на официальном сайте органов местного самоуправления муниципального образования Кольский район в сети "Интернет" и на интернет портале в региональном Реестре государственных и муниципальных услуг, на информационном стенде архива.

3. Опубликовать настоящее постановление в газете «Кольское слово».

4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на  управляющего делами администрации Кольского района М.Л. Сахневича.

Глава администрации                                                                   М.В. Чекрыгин

Утверждён

постановлением

администрации Кольского района

от 25.05.2012  № 669

Административный регламент

предоставления муниципальной услуги

«Оказание методической и практической помощи в работе

по организации   документов     в    делопроизводстве   и    отбору

документов   в состав  Архивного  фонда  Российской  Федерации»

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Предмет регулирования административного регламента

Административный регламент регулирует порядок предоставления муниципальной услуги  «Оказание методической и практической помощи юридическим и физическим лицам в работе по организации документов в делопроизводстве и отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации» (далее – муниципальная услуга).

1.2. Круг заявителей

1.2.1. Заявителями являются граждане и организации различных организационно-правовых форм и форм собственности (далее - пользователи),  осуществляющие деятельность на территории Кольского района Мурманской области, обратившиеся в муниципальное казённое учреждение «Кольский архив» (далее - Архив) за предоставлением муниципальной услуги.

1.2.2. От имени пользователей при взаимодействии с Архивом могут выступать уполномоченные пользователем юридические и физические лица (далее – представители пользователя).

1.3. Требования к порядку информирования о предоставлении муниципальной услуги

1.3.1. Место нахождения Архива: пр.Миронова, д.18, г. Кола, Мурманская область, 184381.

1.3.2. График работы Архива:

Понедельник  -  8.30  -  17.30

Вторник         -   8.30  -  17.30

Среда              -   8.30  - 17.30

Четверг           -   8.30  - 17.30

Пятница          -   9.00  - 13.00

Обеденный перерыв -  13.00 - 14.00

Суббота, воскресенье - выходные дни.

1.3.3. Телефон для справок: (8-815-53) 329-83, факс (8-815-53) 329-83

1.3.4. Адрес электронной почты Архива: archiv-kr@mail.ru,

 Страница Архива на официальном сайте органов местного самоуправления муниципального образования Кольский район : htt//kola.murmansk.ru

1.3.5. Информирование о порядке предоставления муниципальной услуги осуществляют должностные лица Архива.

1.3.6. Информирование о порядке предоставления муниципальной услуги осуществляется посредством устного консультирования и письменных разъяснений с использованием средств:

- телефонной связи;

- почтовой связи;

- электронной почты,

- информационного стенда в помещении Архива.

1.3.7. Информация предоставляется по следующим вопросам:

- нормативные правовые акты Российской Федерации, Мурманской области, органов местного самоуправления муниципального образования Кольский район, регулирующие вопросы, по которым предоставляется муниципальная услуга;

- нормативно-методические пособия, используемые при обеспечении сохранности, описания, учёта, использования и отбора документов в состав Архивного фонда Российской федерации;

- порядок составления и оформления документов и научно-справочного аппарата к ним;

- формы документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

- сроки рассмотрения документов.

1.3.8. При ответах на телефонные звонки должностные лица Архива подробно, со ссылкой на соответствующие нормативные правовые акты, в вежливой форме информируют заявителей

по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании Архива, фамилии, имени, отчестве, должности лица, принявшего телефонный звонок.

1.3.9. Максимальное время телефонного разговора не должно превышать 15 минут.

Если должностное лицо не может самостоятельно ответить на поставленные вопросы, либо? подготовка ответа требует продолжительного времени, оно обязано выбрать один из вариантов дальнейших действий:

- предложить заявителю изложить суть обращения в письменной форме;

- назначить другое удобное для заявителя время для консультации;

- в двухдневный срок дать консультацию по контактному телефону, указанному заявителем.

1.3.10. По письменному обращению заявителя ответ должен быть изложен в простой, чёткой и понятной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя и направлен простым почтовым отправлением или по факсу в адрес заявителя в срок, не превышающий 10-ти  дней со дня регистрации обращения.

1.3.11. При информировании по обращению, направленному по электронной почте, ответ направляется по электронной почте на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 5 дней со дня регистрации обращения.

1.3.12. Информирование заявителя при личном обращении осуществляется должностными лицами  Архива. Время индивидуального устного информирования не может превышать 1 часа. В случае если для подготовки ответа требуется более продолжительное время, должностное лицо предлагает заявителю обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначает другое удобное для заявителя время для устного информирования. Время ожидания заявителя при индивидуальном устном информировании не может превышать 15 минут.

1.3.13. Информация о порядке и условиях предоставления муниципальной услуги размещается на информационном стенде в помещении Архива и предусматривает следующие сведения:

- нормативные правовые акты, регулирующие исполнение муниципальной услуги;

- текст административного регламента;

- почтовый адрес, номер телефона для справок, адрес электронной почты Архива;

- график работы Архива;

- фамилии, имена, должности, контактные телефоны должностных лиц Архива, участвующих в предоставлении муниципальной услуги.

С указанной выше информацией пользователи могут ознакомиться на официальном сайте органов местного самоуправления муниципального образования Кольский район: htt://kola.murmansk.ru

2. СТАНДАРТ ПРЕДОСТАПВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ

2.1. Наименование муниципальной услуги

Оказание методической и практической помощи в работе по организации документов в делопроизводстве и отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации.

2.2. Наименование исполнительно органа, предоставляющего муниципальную услугу/

2.2.1.Муниципальную услугу предоставляет администрация Кольского района через муниципальное казённое учреждение «Кольский архив» Кольского района.

2.3. Результат предоставления муниципальной услуги

2.3.1. Результатом предоставления муниципальной услуги является рекомендация, предоставленная пользователю Архивом в письменном или электронном виде либо направление (выдача уведомления об отказе в предоставлении муниципальной услуги с указанием оснований для отказа.

2.3.2.  Для предоставления муниципальной услуги Архив не вправе требовать от пользователя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения услуги и связанных с обращением в иные государственные органы и организации, за исключением получения услуг, включённых в перечень необходимых и обязательных для предоставления услуг, утверждённый решением Совета депутатов Кольского района.        

2.4. Сроки предоставления муниципальной услуги

2.4.1. Срок предоставления муниципальной услуги составляет не более 30 календарных дней со дня поступления в Архив обращения пользователя.

2.4.2. Время и дата проведения консультации должностным лицом Архива на территории пользователя по вопросам экспертизы ценности документов согласовывается с пользователем в устной или письменной форме.

2.5. Правовые основы для предоставления муниципальной услуги

Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:

- Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;

-Федеральным законом от 03.12.2011 № 383-ФЗ  «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»;

- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской федерации»;

- приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;

- Основными правилами работы архивов организаций   (Одобрены   решением     Коллегии Росархива  от 06.02.2002 г.);

- Законом Мурманской области от 20.02.2006 № 730-01-ЗМО «Об архивном деле в Мурманской области»;

- Уставом муниципального казённого учреждения «Кольский архив» Кольского района, утверждённым постановлением администрации Кольского района от 01.03.2011 № 151.

2.6. Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной     услуги

2.6.1. Для предоставления муниципальной услуги пПользователь предоставляет:

- письменное обращение (запрос), содержащее изложение проблемного вопроса (образец в приложении № 1);

- имеющиеся проекты документов, регулирующих вопросы ведения делопроизводства, формирования ведомственных архивов, проведения экспертизы ценности документов (Инструкция по делопроизводству, положение об экспертной комиссии, положение об архиве организации, номенклатура дел, описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу, долговременного хранения (свыше 10 лет) и научно-справочный аппарат к описям

( титульные листы, историческая справка или дополнения к ней), акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и другие документы).

- документы, удостоверяющие личность и полномочия пользователя.

2.6.2. Для предоставления муниципальной услуги Архив не вправе требовать от Пользователя:

- представления  документов и информации или осуществления действий, которые не предусмотрены нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникшие в связи с предоставлением услуги;

- представления и информации, которые в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Мурманской области и муниципальными правовыми актами находятся в распоряжении администрации Кольского района, иных органов местного самоуправления, государственных органов, и (или) подведомственных государственным органам и органам местного самоуправления  организаций, участвующих в предоставлении услуг, за исключением документов, указанных в    части     6  статьи 7 Федерального закона «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».

2.7. Перечень оснований для отказа в приёме документов, для приостановления      и (или) отказа в предоставлении муниципальной услуги

2.7.1. Основанием  для отказа в предоставлении муниципальной услуги является:

- обращение в Архив о предоставлении муниципальной услуги лица, не относящегося к кругу заявителей и не являющимся уполномоченным пользователем лицом;

2.7.2. Основанием для отказа в приёме документов на предоставление муниципальной  

услуги является отсутствие в заявлении информации, предусмотренной бланком заявления.

 2.7.3. Основанием  для приостановления предоставления муниципальной услуги является не предоставление пользователем документов в полном объёме или предоставление ненадлежащее оформленных документов.

 2.8. Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении муниципальной услуги

Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.

2.10. Срок и порядок регистрации обращения, документов пользователя

2.10.1. Приём и регистрацию обращения, документов пользователя осуществляет директор Архива либо лицо, исполняющее его обязанности в  день поступления.  При поступлении обращения по электронной почте обращение распечатывается на бумажном носителе и дальнейшая работа с ним ведётся в установленном порядке.

2.10.2. Устное  обращение пользователя регистрируется в журнале учёта предоставления консультаций.

2.10.3. Письменное заявление,  документы пользователя  регистрируются в журнале учёта входящей корреспонденции.

2.9. Требования к местам предоставления муниципальной услуги

2.9.1. Вход в помещение Архива должен быть оборудован информационной вывеской с указанием наименования Архива, режима работы, времени приёма пользователей.

2.9.2. На территории, прилегающей к месторасположению Архива, должны быть места для бесплатной парковки транспортных средств.

2.9.3. Места ожидания и приёма пользователей должны быть обеспечены:

- противопожарной и охранной сигнализацией, средствами пожаротушения, системой видеонаблюдения;

- наличием информационных стендов, стульев, столов, информационных табличек с указанием номеров кабинетов и фамилией должностных лиц;

- наличием доступных мест общего пользования санитарно-гигиенического назначения;

- оборудованием входа и выхода из помещения соответствующими указателями, размещением плана эвакуации.

2.10. Показатели доступности и качества предоставления муниципальной услуги

2.10.1. Показатели доступности предоставления муниципальной услуги:

- график приёма пользователей:

  % заявителей, удовлетворённых графиком работы Архива - 100;

- время ожидания предоставления муниципальной услуги:

  % заявителей, ожидающих в очереди при подаче документов не более 15 минут – 100.

2.10.2. Количественные показатели оценки качества:

- соблюдение сроков предоставления муниципальной услуги:

  % предоставления услуги в установленный срок – 100;

- % заявителей, удовлетворённых качеством результатов труда сотрудников и культурой обслуживания – 100.

3.  СОСТАВ  И  ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ  ПРОЦЕДУР

3.1. Общие положения

3.1.1. Предоставление муниципальной услуги включает  следующие  административные процедуры:

- приём и регистрация обращения (запроса) пользователя;  

- рассмотрение обращения (запроса) пользователя и принятие решения о его исполнении, согласование с пользователем времени и даты проведения консультации;

- направление пользователю предложений по проведению проверки документов, участие в экспертизе ценности документов,

- рассмотрение представленных пользователем документов, возврат документов пользователю для устранения замечаний с предоставлением рекомендаций;

- предоставление пользователю консультации и выдача (направление) пользователю рекомендаций

3.1.2. Блок-схема исполнения административных процедур приведена в приложении № 2 к настоящему регламенту.

3.2. Приём и регистрация обращений (запросов) пользователей

3.2.1. Основанием для начала исполнения административной процедуры является поступление в Архив письменного обращения пользователя, документов пользователя, доставленных пользователем лично, либо посредством электронной почты, почтовой связи, или курьером.              

3.2.2. Директор Архива осуществляет регистрацию поступившего обращения,  документов  в течение 1 рабочего дня. Устные обращения регистрируются в журнале учёта предоставления консультаций, письменные обращения и документы регистрируются в журнале учёта входящей корреспонденции. Обращения, поступившие по электронной почте, распечатываются на бумажном носителе и работа с ними ведётся в установленном порядке.

3.2.3. В случае выявления неполноты комплектности документов директор Архива информирует об этом Пользователя по телефону,   по электронной почте, при личном контакте в течение 1 рабочего дня.

3.3.  Рассмотрение обращения,  документов пользователя и принятие решения

3.3.1. Основанием для начала административных действий является регистрация в Архиве обращения,  документов пользователя.

3.3.2. Директор Архива предоставляет пользователю консультацию в письменной или устной форме. Письменный ответ на бланке Архива  регистрируется в журнале регистрации исходящей корреспонденции. При получении устной консультации пользователь расписывается в журнале учёта предоставления консультаций.

3.3.3. Директор Архива осуществляет проверку документов на соответствие действующим  нормативно-методическим документам, при этом директор Архива может проставлять   поправки по тексту документов.

3.3.4. По результатам рассмотрения документов директор Архива принимает решение:

- о возврате документов  пользователю с предоставлением рекомендаций в письменном или электронном виде по использованию нормативно-методических документов и  устранению замечаний;

- об информировании пользователя о необходимости  рассмотрения документов на заседании Экспертной комиссии (ЭК) пользователя или  на заседании Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) Кольского района (если пользователь не имеет ЭК или находится в стадии ликвидации).

3.3.5. Возврат  документов пользователю может быть осуществлён при личном контакте  или с курьером.

3.3.6. В отдельных случаях при возврате документов для устранения замечаний  директор Архива может предложить пользователю провести проверку документов, по которым были представлены сведения; при этом оговаривается день и время проведения проверки. 

Директор Архива по просьбе пользователя может принять участие в проведении экспертизы ценности документов пользователя.

3.3.7. После устранения Пользователем замечаний документы вновь поступают в Архив на рассмотрение и все процедуры повторяются.

3.3.8. Срок исполнения муниципальной услуги - не более 30 календарных дней со дня регистрации обращения. В исключительных случаях срок рассмотрения обращения может быть продлён не более чем на 30 дней с уведомлением об этом пользователя.

4. ПОРЯДОК И ФОРМЫ КОНТРОЛЯ ЗА ПРЕДОСТАВЛЕНИЕМ

МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ

4.1.1. Контроль за соблюдением последовательности действий, определённых административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги и принятием решений должностными лицами, ответственными за приём обращений и подготовку документов, осуществляет директор Архива.

4.1.2. Ответственность должностных лиц Архива закрепляется в их должностных инструкциях.

4.1.3. Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги осуществляют администрация Кольского района и Отдел архивов Комитета по развитию информационных технологий Мурманской области путём проведения проверок с целью выявления и устранения нарушений прав пользователей, рассмотрение, принятие решений и направление ответов на обращения  пользователей, содержащих жалобы на действия (бездействия) должностных лиц Архива.

4.1.4. Проверки могут быть плановыми (включёнными в планы основных мероприятий администрации Кольского района или Отдела архивов Комитета по развитию информационных технологий Мурманской области) и внеплановыми.

Проверки могут проводиться по конкретным обращениям пользователей, а так же решения (определения), вынесенные судом.

 4.1.5. Проверка полноты и качества предоставления муниципальной услуги может быть проведена с целью:

- выявления и устранения нарушений прав пользователей;

-подготовки ответов на обращения пользователей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействия) должностных лиц Архива.

4.1.6. По результатам проведённых проверок в случае выявления нарушений прав пользователей к виновным лицам применяются меры ответственности, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

4.1.7. Должностные лица Архива несут ответственность в соответствии с действующим законодательством за решения и действия (бездействие), принимаемые в ходе оказания муниципальной услуги.

5. ДОСУДЕБНЫЙ (ВНЕСУДЕБНЫЙ) ПОРЯДОК ОБЖАЛОВАНИЯ

ПОЛЬЗОВАТЕЛЕМ РЕШЕНИЙ И ДЕЙСТВИЙ (БЕЗДЕЙСТВИЙ) ДОЛЖНОСТНЫХ ЛИЦ АРХИВА, ПРЕДОСТАВЛЯЮЩИХ МУНИЦИПАЛЬНУЮ УСЛУГУ

5.1. Порядок досудебного (внесудебного) обжалования

5.1.1. Пользователи имеют право на обжалование действий (бездействий) должностных лиц Архива, участвующих в предоставлении муниципальной услуги  или обжаловать решения, принятые в ходе предоставления муниципальной услуги на основании Административного регламента, в досудебном и судебном порядке.

5.1.2. Пользователь может обратиться с жалобой в том числе в следующих случаях:

- нарушение срока регистрации обращения  о предоставлении   муниципальной услуги;

- нарушение срока предоставления муниципальной услуги;

- требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации,

- отказ в предоставлении муниципальной услуги;

- отказ в приёме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;

- затребование у заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, муниципальными  правовыми актами;

- отказ должностного лица Архива, предоставляющего муниципальную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

5.1.3. В части досудебного обжалования Пользователи могут обратиться с жалобой на должностное лицо лично (устно) или направить её в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в адрес Архива по адресу: пр.Миронова, д.18, г.Кола, Мурманская область, 184381, или в администрацию Кольского района по адресу: пр.Советский, д.50, г. Кола, Мурманская область, 184381.

5.1.4. Директор Архива проводит личный приём Пользователей в помещении Архива по адресу: пр.Миронова, д.18, г. Кола понедельник-четверг с 08.30 до 17.30, в пятницу с 9.00 до 13.00 кроме праздничных дней, обеденные перерыв с 13.00 до 14.00.

5.1.5. При личном приёме Пользователь предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия заявителя может быть дан устно в ходе личного приёма. В остальных случаях даётся письменный ответ по существу поставленных вопросов в течение 15 рабочих  дней со дня его регистрации.

В случае если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию  Архива,   Пользователю   даётся   разъяснение  куда  и  в  каком  порядке  ему  следует обратиться.

5.1.6. Обращение (жалоба) должно содержать следующую информацию:

- полное наименование Пользователя (для юридического лица) или фамилию, имя, отчество (для физического лица);

- адрес, в том числе электронный, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, контактный телефон заявителя;

- суть  обжалуемого действия (бездействия) и решения должностного лица Архива;

- доводы, на основании которых Пользователь не согласен с решением и действием (бездействием) должностного лица Архива. Пользователем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

- подпись руководителя ( для юридического лица) или личную подпись заявителя (для физического лица), дата подписания обращения (жалобы).

5.1.7. Регистрация обращения осуществляется должностным лицом Архива, ответственным за общее делопроизводство, в день его поступления.

5.1.8. Жалоба, поступившая в Архив, рассматривается директором Архива в течение 15 рабочих дней со дня её регистрации, в случае обжалования отказа должностного лица, предоставляющего муниципальную услугу, в приёме документов у Пользователя – в течение 5 рабочих дней со дня её регистрации.

5.1.9. по результатам рассмотрения жалобы Архив принимает одно из решений:

1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных опечаток, ошибок в выданных документах;

2) отказывает в удовлетворении жалобы.

5.1.10. Не позднее дня, следующего за днём принятия решения, Пользователю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме Архив направляет мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы. Обращение считается разрешённым, если рассмотрены все поставленные в нём вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу всех поставленных в обращении вопросов.

5.1.11.  В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления, директор Архива незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

5.2. Порядок судебного обжалования

5.2.1. Пользователи вправе обжаловать решения, принятые в рамках предоставления муниципальной услуги, а так же действия (бездействия) должностных лиц в судебном порядке.

5.2.2. Порядок подачи заявлений на решения и действия (бездействия) должностных лиц и рассмотрение таких заявлений определяется действующим законодательством Российской Федерации.

5.2.3. В случае если Пользователь полагает, что нарушены его права и свободы, он вправе обратиться в суд общей юрисдикции.

Приложение № 1

к Административному регламенту

Блок – схема

последовательности исполнения административных процедур

Приложение № 2

К административному регламенту

Анкета - заявление